Fakturownia IntegratorBY NETKODO · DLA SHOPIFY

Fakturownia IntegratorOd zamówienia Shopify do dokumentu w Fakturowni - na zasadach, które wybierasz.

Fakturownia Integrator łączy Twój sklep Shopify z Fakturownią, a następnie automatyzuje obsługę faktur zgodnie z faktycznym sposobem działania Twojej firmy. Ten przewodnik wyjaśnia, co możesz skonfigurować, co dzieje się z zamówieniem i gdzie Twój zespół zachowuje kontrolę - bez szczegółów technicznej implementacji.

Zacznij od konfiguracji

Przegląd

Krótka konfiguracja tworzy niezawodny obieg faktur.

Aplikacja upraszcza codzienną pracę: połącz Fakturownię, wybierz reguły i pozwól, aby zdarzenia zamówień Shopify uruchamiały właściwy dokument. W tle łączy informacje z zamówienia, płatności i danych klienta, więc zespół nie musi odtwarzać ich ręcznie.

Gdzie pracujesz?

W Shopify

Konfiguruj aplikację, otwieraj linki do faktur i obsługuj wyjątki w środowisku Shopify, z którego zespół już korzysta.

Kiedy działa?

Przy właściwym zdarzeniu

Wybierz, czy zamówienie ma tworzyć dokument po utworzeniu, opłaceniu czy realizacji.

Gdzie są dokumenty?

W Fakturowni

Wybrany dział Fakturowni wystawia dokument, a Shopify pozostaje wygodnym miejscem, aby go odnaleźć.

Pełny przebieg

Jak zamówienie przechodzi przez aplikację.

To praktyczna kolejność działań z perspektywy sprzedawcy.

Instalacja
Połączenie
Konfiguracja
Zdarzenie zamówienia
Utworzenie dokumentu
Dostęp w Shopify

Instalacja Fakturownia Integrator w Shopify. Strzałka wskazuje przycisk Install.

Konfiguracja

Ustaw zasady raz, a aplikacja będzie stosować je konsekwentnie.

Każda opcja odpowiada na praktyczne pytanie: które konto ma wystawić dokument, kiedy ma on powstać, do jakiego typu klienta ma mieć zastosowanie reguła i co powinno wydarzyć się później?

01 · Połącz

Podłącz konto Fakturownia

Wprowadź dane konta wymagane przez aplikację i potwierdź połączenie. Następnie aplikacja udostępni działy Fakturowni do konfiguracji faktur.

Ustawienia połączenia z Fakturownią z polami nazwy konta i tokena API.

02 · Wybierz moment

Określ wyzwalacze dokumentów

Wybierz, czy każdy rodzaj dokumentu ma być wystawiany przy utworzeniu zamówienia, gdy jest jeszcze nieopłacone, po potwierdzeniu płatności, po realizacji, czy wyłącznie ręcznie. Możesz także zrezygnować z automatyzacji określonego rodzaju dokumentu. Dla każdego wyzwalacza wybierzesz również wysyłkę e-mailem do klienta oraz - tam, gdzie jest dostępna - wysyłkę przez KSeF.

Rozwinięta lista Invoice z dostępnymi momentami wystawiania dokumentów.

Opcje wysyłki dokumentu e-mailem do klienta oraz do KSeF.

03 · Zdefiniuj opcje

Ustaw preferencje dokumentów

Wybierz domyślny dział oraz skonfiguruj komentarze, numerację dokumentów, jednostki ilości, dostarczanie e-maili, anulowanie i obsługę zwrotów.

Preferencje dokumentów, w tym wybór działu, anulowanie, zwroty i numeracja dokumentów.

04 · Dodaj zaawansowane reguły

Użyj opcjonalnej kontroli rynków i VAT

W sklepach międzynarodowych nowe funkcje mogą dodać routing i bardziej szczegółowe decyzje VAT, gdy podstawowy obieg pracy jest już gotowy.

Menu aplikacji Shopify ze strzałkami wskazującymi Taxonomy i Market routing.

Zamówienia firmowe i konsumenckie

Stosuj różne reguły dla B2B i B2C bez dzielenia obiegu pracy.

Aplikacja może odróżniać zamówienia firmowe od konsumenckich na podstawie danych fakturowych zebranych wraz z zamówieniem, w tym numeru NIP klienta, jeśli go poda. Dzięki temu możesz wybrać inny moment i sposób obsługi dokumentu dla każdej grupy.

Zbieraj dane faktury wcześniej

Checkout może zebrać prośbę klienta o fakturę i jego numer identyfikacji podatkowej, aby dane firmy były dostępne podczas przetwarzania zamówienia.

Stosuj reguły B2B i B2C

Ustaw osobne zasady dokumentów dla klientów firmowych i konsumenckich, zamiast opierać się na jednej, sztywnej polityce faktur.

Osobne ustawienia wyzwalaczy dokumentów dla zamówień firmowych i konsumenckich.

Obsługuj przepływy POS

Jeżeli sklep sprzedaje też przez Shopify POS, możesz określić osobny rodzaj dokumentu dla zamówień POS - niezależnie dla klientów firmowych i konsumenckich.

Wybór rodzaju dokumentu dla zamówień Shopify POS.

Automatyczne przetwarzanie

Aplikacja śledzi wybrane zdarzenie i utrzymuje widoczny rezultat.

Po konfiguracji aplikacja monitoruje zwykłe zmiany w cyklu życia zamówienia. Wykorzystuje wybrany wyzwalacz, zapobiega dwukrotnemu wystawieniu tego samego dokumentu i utrzymuje powiązanie faktury z zamówieniem Shopify. Po utworzeniu oznacza zamówienie jako zafakturowane i zapisuje przy nim bezpośredni link do faktury.

Co zmienia się w Shopify?	Co może zrobić aplikacja?	Dlaczego jest to użyteczne?
Powstaje zamówienie	Od razu tworzy wybrany dokument, także dla kwalifikujących się zamówień roboczych. Jeśli włączono automatyczne WZ, może utworzyć je razem z fakturą w obsługiwanym procesie.	Przydatne, gdy proces rozpoczyna się w momencie złożenia zamówienia przez klienta, a Ty chcesz, aby jednocześnie utworzono dokument magazynowy.
Zamówienie zostaje opłacone	Wystawia dokument przy potwierdzeniu płatności i synchronizuje informacje o płatności.	Przydatne, gdy status opłacenia jest kluczowym etapem finansowym.
Zamówienie zostaje zrealizowane	Wystawia dokument po realizacji lub zakończeniu.	Przydatne, gdy wysyłka lub dostawa stanowi wyzwalacz operacyjny.
Zamówienie zostaje anulowane	Stosuje skonfigurowany sposób anulowania w powiązanym procesie dokumentu. Jeśli dla danego typu dokumentu włączono obsługę zwrotów PZ, utwórz dokument PZ dla zwracanych pozycji.	Pomaga zespołowi w jednolitym postępowaniu w przypadku anulowań i zwrotów towaru.
Zamówienie jest zwracane, bądź tworzony jest zwrot środków	Zastosuj ustawienia zwrotu: utwórz korektę tam, gdzie to skonfigurowano, oraz – jeśli włączono taką opcję – utwórz dokument PZ dla odpowiedniej faktury lub paragonu.	Utrzymuje przepływy pracy dotyczące zwrotów i zwróconych zapasów powiązane z pierwotną sprzedażą.

Co trafia do dokumentu

Twoja faktura powstaje z informacji o zamówieniu, które już masz.

Aplikacja wykorzystuje odpowiednie dane zamówienia Shopify oraz wybrane preferencje, aby przygotować dokument w Fakturowni. Celem jest ograniczenie powielania danych przy zachowaniu kontroli nad ważnymi szczegółami biznesowymi.

Dane nabywcy i dostawy

Wykorzystywane są dane nabywcy, NIP i dane dostawy - także w sytuacjach, w których adres rozliczeniowy i adres dostawy różnią się.

Produkty, dostawa i rabaty

Pozycja zamówienia, dostawa i odpowiednie rabaty trafiają do dokumentu wraz z walutami i warunkami płatności właściwymi dla zamówienia.

Dane sprzedawcy z właściwego działu

Wybrany dział Fakturowni dostarcza dane po stronie sprzedawcy dla dokumentu.

Wykluczenia dla automatycznego tworzenia dokumentów

Dodaj adresy e-mail klientów, które mają być pomijane podczas automatycznego generowania dokumentów. Powoduje to wyłączenie automatycznego tworzenia dokumentu, a nie samą blokadę wysyłki wiadomości e-mail do klienta. Twój zespół nadal może utworzyć dokument ręcznie.

Tagi zamówień

Wybierz tag zamówienia w Shopify, który aplikacja doda po wystawieniu faktury, aby Twój zespół mógł łatwo identyfikować przetworzone zamówienia w systemie Shopify.

Dalsze działania, które wybierasz

Zależnie od konfiguracji dokument może zostać wysłany e-mailem do klienta i objęty wybranym obiegiem zgodności, takim jak KSeF - tam, gdzie jest dostępny.

Decyzje VAT

Jasna kolejność reguł VAT zapewnia bardziej przewidywalne dokumenty.

W typowych sklepach dane podatkowe zamówienia Shopify wspierają proces dokumentu. W bardziej złożonych sytuacjach aplikacja może najpierw stosować silniejsze, zdefiniowane przez sprzedawcę reguły VAT. Pomaga to sklepom międzynarodowym zachować kontrolę bez zmiany zwykłego procesu zamówień

Ustawienie zwolnienia z VAT. Jeżeli firma jest skonfigurowana jako zwolniona z VAT, dokument stosuje to ustawienie i może zawierać właściwy powód zwolnienia.
Regionalna reguła VAT. Gdy Routing marketów zawiera regułę VAT dla właściwego regionu, można zastosować tę jawną regułę do zamówienia.
Mapowanie kraju i kategorii produktu. Przy włączonym VAT Extension możesz określić stawki dla kombinacji kraju sprzedaży i kategorii produktu Shopify.
Dane podatkowe zamówienia. Gdy nie ustawiono silniejszej reguły, aplikacja używa danych podatkowych dostępnych w zamówieniu Shopify.

Działania w Shopify Admin

Automatyzacja dla rutyny, proste działania dla wyjątków.

Zespół nie musi opuszczać Shopify za każdym razem, gdy zamówienie wymaga uwagi. Aplikacja utrzymuje przydatne działania związane z dokumentami blisko zamówienia, wciąż stosując te same ustawienia wybrane dla sklepu.

Wyświetl link do faktury

Otwórz dokument powiązany z zamówieniem bezpośrednio z Shopify Admin.

Utwórz jedną fakturę ręcznie

Obsłuż pojedyncze zamówienie poza automatycznym wyzwalaczem, gdy członek zespołu musi zainterweniować.

Twórz faktury zbiorczo

Przetwarzaj razem wiele zaznaczonych zamówień, gdy uwagi wymaga cała grupa.

Wystawianie faktury na podstawie paragonu

Wybierz istniejący paragon z listy ostatnich dokumentów w aplikacji, wprowadź NIP nabywcy i zdecyduj, czy wysłać fakturę e-mailem, czy przekazać ją do KSeF. Nowa faktura zostaje powiązana z paragonem źródłowym; opcja ta staje się niedostępna, jeśli faktura dla danego paragonu została już wystawiona.

Tworzenie dokumentów PZ lub WZ

Skorzystaj z dostępnych dla zamówienia akcji, aby utworzyć dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ) lub wydania zewnętrznego (WZ). Możesz również zaznaczyć kilka zamówień i zbiorczo zlecić utworzenie dokumentów PZ lub WZ.

Wystaw zamówienie ponownie

Użyj praktycznego działania naprawczego dla zamówienia, które wcześniej nie zostało przetworzone zgodnie z oczekiwaniami.

Dokumenty magazynowe

Obsługuj dokumenty magazynowe w powiązaniu z procesem realizacji zamówień.

Fakturownia Integrator umożliwia tworzenie dokumentów magazynowych PZ (przyjęcie zewnętrzne) i WZ (wydanie zewnętrzne) na podstawie pozycji z zamówień w Shopify.

Tworzenie dokumentów magazynowych PZ i WZ

Tworzenie ręczne i masowe

Możesz utworzyć dokument PZ lub WZ dla pojedynczego zamówienia, wybierając odpowiednie pozycje i ilości. W przypadku operacji masowej wybierz wiele zamówień i zleć utworzenie tego samego typu dokumentu dla każdego z nich; system uwzględni wówczas wszystkie poprawne pozycje z wybranych zamówień.

Automatyczne WZ

Włącz funkcję automatycznego tworzenia dokumentów WZ w ustawieniach aplikacji, aby generować je równolegle z procesem wystawiania faktur. Najpierw wybierz magazyn. Aby pozycje na dokumencie WZ zostały poprawnie wygenerowane, każdy kod SKU z Shopify musi odpowiadać unikalnemu kodowi produktu w systemie Fakturownia; informacje o pominiętych lub niesparowanych pozycjach znajdziesz w logach integracji.

Faktury do paragonów

Wystaw fakturę na podstawie istniejącego paragonu.

Jeśli dla zamówienia wystawiono już paragon w systemie Fakturownia, Twój zespół może utworzyć powiązaną fakturę bezpośrednio z poziomu pulpitu nawigacyjnego aplikacji lub listy dokumentów.

Formularz wystawiania faktury do paragonu

Jak to działa:

Otwórz paragon w aplikacji, wybierz opcję wystawienia faktury, wprowadź numer NIP nabywcy, a następnie zdecyduj, czy faktura ma zostać wysłana e-mailem i/lub przesłana do KSeF. Aplikacja powiąże fakturę z paragonem źródłowym i uniemożliwi wystawienie kolejnej faktury na podstawie tego samego paragonu.

Monitorowanie i rozwiązywanie problemów

Sprawdź logi integracji w przypadku braku dokumentu.

Logi integracji rejestrują istotne ostrzeżenia, błędy oraz zdarzenia krytyczne dotyczące systemów Shopify i Fakturownia, uwzględniając rodzaj operacji oraz - jeśli są dostępne - identyfikator zamówienia Shopify. Skorzystaj z filtrów dostawcy i poziomu ważności, aby precyzyjnie zidentyfikować przyczynę problemu.

Rozszerzenia dla sklepów międzynarodowych

Market Routing i VAT Extension dodają drugi poziom kontroli.

Te nowe funkcje rozszerzają podstawowy obieg fakturowania. Są przeznaczone dla firm, które potrzebują większej kontroli między rynkami, regionami, działami i kategoriami produktów. Skontaktuj się z Netkodo, aby omówić dostęp.

Market Routing · Nowość

Kieruj dokumenty we właściwe miejsce

Spraw, by konfiguracja Shopify Markets lepiej wspierała operacje finansowe.

Mapuj rynek lub region do właściwego działu Fakturowni.
Blokuj tworzenie faktur dla rynków lub regionów, gdzie nie powinno następować.
Wyłącz e-maile z fakturami dla klientów w wybranych lokalizacjach.
Stosuj regionalną stawkę VAT, gdy wymagają tego zasady routingu.
Używaj regionalnych zasad routingu bez zmiany pozostałego obiegu pracy sklepu.

Ustawienia Market Routing do przypisywania działów Fakturowni i reguł fakturowania do regionów Shopify.

VAT Extension · Nowość

Ustaw reguły VAT według kraju i kategorii

Zapewnij bardziej przewidywalną obsługę podatków transgranicznych dla sprzedawanych produktów.

Definiuj stawki VAT według kraju i kategorii produktu Shopify.
Wykorzystuj konfigurację do spójnego traktowania produktów i dostawy.
Stosuj jasno zdefiniowane decyzje VAT przed zwykłymi danymi podatkowymi zamówienia.
Ogranicz rutynowe korekty w miarę rozwoju katalogu i rynków.

Ustawienia VAT Extension do przypisywania stawek VAT według kraju i kategorii produktu Shopify.

Pytania

Najważniejsze informacje przed rozpoczęciem.

Czy mogę zdecydować, kiedy wystawiana jest faktura?

Tak. Możesz skonfigurować moment utworzenia dokumentu wokół utworzenia zamówienia, płatności, realizacji lub pracy ręcznej.

Czy mogę wystawić fakturę na podstawie paragonu?

Tak. Z poziomu pulpitu nawigacyjnego lub listy dokumentów w aplikacji wybierz paragon, wprowadź NIP nabywcy i zdecyduj, czy chcesz wysłać fakturę e-mailem i/lub przesłać ją do KSeF. Aplikacja powiąże ją z paragonem i zapobiegnie wystawieniu duplikatu faktury.

Czy mogę tworzyć dokumenty magazynowe PZ i WZ?

Tak. Możesz je tworzyć dla pojedynczego zamówienia lub zbiorczo dla wybranych zamówień. Dostępna jest również opcja automatycznego tworzenia dokumentów WZ (po jej wcześniejszym włączeniu). W przypadku dokumentów WZ wymagane jest jednoznaczne powiązanie kodu SKU z Shopify z kodem produktu w systemie Fakturownia.

Czy aplikacja obsługuje zarówno klientów firmowych, jak i konsumenckich?

Tak. Może stosować osobne zasady do zamówień firmowych i konsumenckich, korzystając z danych fakturowych dostępnych przy zamówieniu.

Co dzieje się w przypadku zwrotu środków lub anulowania zamówienia?

Skonfiguruj, czy aplikacja ma tworzyć korektę oraz czy dokumenty PZ mają być generowane dla wszystkich dokumentów, tylko dla paragonów, czy tylko dla faktur. Wybierz magazyn dla procesu obsługi dokumentów PZ.

Gdzie zespół znajdzie dokument po jego wystawieniu?

Faktura pozostaje połączona z odpowiednim zamówieniem Shopify, zapewniając bezpośrednią drogę do niej podczas pracy w Shopify Admin.

Gdzie mogę sprawdzić, dlaczego automatyczne przetwarzanie dokumentu zostało pominięte lub zakończyło się niepowodzeniem?

Otwórz dzienniki integracji w aplikacji i przefiltruj je według dostawcy oraz poziomu ważności. Wpisy są przechowywane przez 90 dni.

Czy bezpłatny plan ma limit faktur?

Bezpłatny plan obejmuje 3 faktury na okres rozliczeniowy. Limit dotyczy zarówno automatycznych przepływów, jak i faktur tworzonych ręcznie w Shopify. Panel pokazuje bieżące wykorzystanie.

Czy funkcje wielu rynków są częścią zwykłej konfiguracji?

Market Routing i VAT Extension są nowymi funkcjami. Skontaktuj się z Netkodo, jeśli chcesz sprawdzić, czy odpowiadają potrzebom Twojego sklepu.

Tutorial

Następny krok

Zbuduj obieg pracy, który odpowiada Twojemu sklepowi.

Zainstaluj Fakturownia Integrator, aby połączyć Shopify i Fakturownię, a następnie zacznij od podstawowych zasad dokumentów. Jeżeli potrzebujesz pomocy w złożonej konfiguracji B2B, POS lub międzynarodowej, zespół Netkodo może omówić właściwe podejście.

Otwórz Fakturownia Integrator